Office

Office in de Cloud
 Office pakketten zijn tegenwoordig onmisbaar in elke organisatie. De afgelopen jaren zijn deze pakketten flink veranderd. Niet alleen betreffend functionaliteiten om documenten op te maken, maar ook om documenten te beheren. Waar in het verleden gebruikelijk was om documenten lokaal op te slaan, veranderde dat langzaam. Na dat documenten lokaal werden opgeslagen, werden de documenten op servers opgeslagen. Dit gaf het voordeel dat documenten door meerdere mensen bereikt konden worden. Tegenwoordig zijn we bij de volgende fase beland, tegenwoordig zien we dat documenten steeds vaker in cloud diensten worden opgeslagen.

Bedrijven als Microsoft spelen hier goed op in door hun eigen cloud diensten te starten en dit te integreren in hun producten. Microsoft gebruikt hiervoor Onedrive, voorheen bekend als Skydrive door deze implementatie is het nu mogelijk om bestanden op te slaan op de cloud. Dit geeft als voordeel dat indien iemand een document gemaakt heeft en deze op de cloud heeft opgeslagen. Deze persoon vervolgens achter een andere computer kan gaan werken, deze persoon bij zijn eigen documenten kan.

Samenwerken
Verschillende partijen zijn nu ook bezig om het samenwerken te bevorderen. Dit proberen ze te bereiken, door verschillende mensen in één document tegelijk te laten werken. Hierdoor zie je wat de ander aan het doen is. En voorkom je dat mensen versies moeten gaan samen voegen of nog erger, versies van elkaar gaan overschrijven waardoor werk en daarmee dus tijd verloren gaat. Om de samenwerking beter te laten verlopen zie je dat dat er opties als chatten en video gesprekken worden toegevoegd.

Versiebeheer
Versiebeheer, een methodiek ontstaan om bij te houden welk document nu de meest recente is. Daarnaast is het een goed middel om bij te houden wat er in elke versie veranderd is en door wie. Toch blijkt deze methode niet vlekkeloos te werken. Mensen vergeten om het versiebeheer goed bij te houden, of men wilt terug naar een versie die ondertussen al een paar keer overschreven is en waarvan de eerdere versie niet meer bestaat. Gelukkig worden de office pakketten steeds slimmer. Zo houden verschillende office pakketten op de achtergrond al de verschillende wijzingen bij en wordt er na elke keer dat een versie wordt opgeslagen op de achtergrond een nieuwe versie aangemaakt. Dit lost natuurlijk nog niet het probleem op dat iemand nog altijd een oude versie kan openen of dat het naam van het document niet goed wordt bijgewerkt, maar door verschillende cloud diensten bieden tegenwoordig wel de mogelijkheid om terug te gaan naar een eerdere versie en houden ook bij wie er op dat moment in het document gewerkt heeft. Zo is er dus terug te gaan naar de aller eerste versie van een document en is uit de log op te maken wie en wanneer en zelfs wat ze op dat moment hebben gedaan in het document.